Prot.140.DG.me Milano, 9 luglio 2008 A TUTTE LE AZIENDE ASSOCIATE LORO SEDI CIRCOLARE GENERALE 66/2008 Oggetto: privacy – provvedimento del 19 giugno 2008 Desideriamo informare che sulla G.U. n. 152, del 1.7.2008, è stato pubblicato il provvedimento del Ga-rante per la protezione dei dati personali 19.6.2008. Con detto provvedimento, il Garante ha messo a punto un pacchetto di mi-sure che riguardano, in particolare, l’informativa, la richiesta del consenso, le notificazioni e la designazione degli incaricati del trattamento dei dati personali. Si tratta di un percorso di semplificazione, che l’Authority ha intrapreso da tempo. Il provvedimento nasce dalle esigenze di alcune categorie produttive, che hanno fatto presente al Garante l’eccessivo peso – in termini sia economici sia amministrativi – di alcuni adempimenti del Codice della privacy. L’istruttoria avviata dall’Autorità sulla base di quelle lamentele ha riscontrato la presenza di punti critici, dovuti in taluni casi ad “approcci prettamente burocratici e di ordine puramente formale”, frutto di “adempimenti superflui o ripetuti inutilmente, talvolta anche per effetto di erronee valutazioni fornite in sede di consulenza”. Si parte dall’informativa, solitamente formulata con un forte ricorso a termini giuridici, che si rivelano di nessuna comunicatività. Spesso l’informativa viene reiterata anche quando non ce n’è bisogno, “frazionando le spiegazioni che andrebbero invece fornite in modo organico e possibilmente unitario”. Da qui la necessità che l’informativa sia unica per il complesso dei tratta-menti, utilizzi un linguaggio semplice, sia breve ed essenziale. La prima informativa può essere anche orale, mentre se si preferisce la modalità scritta, si può inserirla “nel materiale cartaceo o nella corrispon-denza che si impiegano già, ordinariamente, per finalità amministrative e contabili”. Dunque, brevità e comprensibilità – il Garante propone un fac-simile di in-formativa e offre la propria collaborazione alle categorie per predisporre altri formulari-tipo – e possibilità di rinviare a un’informativa più articolata (ma sempre chiara, sintetica e aggiornata) da fornire attraverso internet, o af-figgendola in bacheca, o mediante avvisi e cartelli agli sportelli per la clien-tela, o ancora con messaggi preregistrati a cui accedere digitando un nu-mero telefonico gratuito. Altro adempimento da snellire è la richiesta di consenso al trattamento dei dati. Il Garante ha appurato che, sia in ambito pubblico sia in quello privato, si chiede il consenso anche se non è necessario. Per esempio, quando si tratta di adempiere a obblighi contrattuali, o per ordinarie finalità ammini-strative e contabili, oppure quando le informazioni personali provengono da elenchi pubblici, o sono relativi allo svolgimento di attività economiche dell’interessato. L’Authority, pertanto, non solo ha ribadito i casi in cui dell’acquisizione del consenso si può fare a meno, ma ha anche allargato il campo. Niente con-senso quando un’impresa deve inviare informazioni, anche pubblicitarie, a un cliente che in precedenza ha già acquistato prodotti similari. Per esempio, per aggiornarlo sull’uscita di nuove versioni di quel prodotto, o anche per promuovere ricerche di mercato. E’ però, fondamentale che le informazioni siano inviate per posta elettronica (se il cliente l’ha fornita) e per posta tradizionale. Ovviamente l’interessato può sempre opporsi, in maniera agevole e gratuita, all’ulteriore invio di altre informazioni. Semplificate anche le procedure per la designazione degli incaricati del trattamento – è sufficiente un solo atto laddove la nomina riguardi una plu-ralità di soggetti – e quelle per le notificazioni telematiche al Garante, che, viene ribadito, non sono necessarie per perseguire finalità amministrative e contabili, salvo i casi indicati dal Codice. Cordiali saluti Michele Evolvi Ufficio consulenze Allegato“
Prot.139.DG.me Milano, 9 luglio 2008 A TUTTE LE AZIENDE ASSOCIATE LORO SEDI CIRCOLARE GENERALE 65/2008 Oggetto: D. LGS. 81/2008 SICUREZZA SUL LAVORO – Visite ispettive in Azienda operate dagli Enti di controllo PREMESSA: I sopralluoghi e le ispezioni in materia di igiene e sicurezza sul lavoro sono di norma e principalmente effettuati dalle ASL tramite i propri tecnici con qualifica di U.P.G. (Ufficiali di Polizia Giudiziaria), dalla Direzione Provinciale del Lavoro, dal Corpo Nazionale dei Vigili del Fuoco e dal Nucleo Sicurezza Lavoro dei Carabinieri. Gli interventi dei citati Enti possono avere carattere di vigilanza amministrativa o di vigilanza giudiziaria. L’attività di vigilanza amministrativa è svolta con criterio di controllo a titolo di prevenzione dell’evento (malattie professionali, salvaguardia dell’igiene e della sicurezza nei luoghi di lavoro). Durante l’attività di vigilanza, nel caso vengano rilevate violazioni delle norme antinfortunistiche, il personale degli Enti interessati procede alla rilevazione ed alla raccolta degli elementi probanti le inadempienze. L’attività di vigilanza giudiziaria è invece svolta in ambiti temporali successivi alla emergenza di indizio di reato ed a seguito dell’accadimento di eventi infortunistici ma comunque finalizzata alla salvaguardia della salute e della sicurezza dei lavoratori. Entrambe le attività sono svolte secondo quanto stabilito dall’art. 347 e seguenti del Codice di procedura Penale. DIRITTI e DOVERI delle PARTI nel CORSO dell’ISPEZIONE: I Funzionari addetti all’attività di controllo e sorveglianza sono tenuti a qualificarsi preventivamente mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento rilasciato dall’Ente di appartenenza dichiarando lo scopo dell’ispezione o presentando il provvedimento della Magistratura nel caso di un procedimento penale. L’attività dei Funzionari deve essere svolta con metodi tali da non arrecare intralci al normale svolgimento dell’attività dell’Azienda ispezionata e con le finalità riferite alle specifiche esigenze dell’accertamento. Le informazioni ottenute relativamente ai processi lavorativi, dovranno essere dagli stessi trattate con la dovuta riservatezza. I Funzionari nel corso della visita ispettiva potranno accedere ad ogni ambito aziendale, facendo richiesta della documentazione necessaria all’espletamento della propria funzione anche mediante prelevamento di campioni e di reperti fotografici, stendendo a fine intervento il verbale dell’ispezione. I Funzionari, nel corso della propria attività ispettiva, hanno facoltà di sanzionare eventuali comportamenti ritenuti ostacolo allo svolgimento dell’indagine da parte di personale dell’Azienda ispezionata. PROCEDURA da SEGUIRE per il CORRETTO SVOLGIMENTO dell’ISPEZIONE Essendo di norma l’ispezione non preannunciata dall’Ente di riferimento, è opportuno che in Azienda venga a priori individuato il soggetto preposto all’interfaccia con il Funzionario. Il suo nominativo deve essere ben noto alla reception in modo che lo stessa venga immediatamente convocato in caso di necessità e che altri soggetti non preparati (ed autorizzati) vengano in contatto con il personale ispettivo creando confusione. Lo stesso soggetto incaricato del primo contatto (presumibilmente l’R.S.P.P.) eventualmente affiancato dal R.L.S. fornirà la necessaria assistenza durante il corso della visita ispettiva prendendo contatti, se necessario, con il Medico Competente nominato. Il soggetto incaricato dovrà avere a disposizione tutta la documentazione inerente la Valutazione dei Rischi, le procedure adottate, le autorizzazioni e le certificazioni previste per lo svolgimento dell’attività, la documentazione comprovante l’attività di consegna dei D.P.I. e di informazione e formazione dei lavoratori in funzione degli specifici incarichi ricoperti. E’ opportuno sottolineare che eventuali documenti “interni” non espressamente previsti dalla vigente normativa, se presenti e verificati dal Funzionario quale fonte di indizio di reato, possono essere oggetto di acquisizione agli atti con le ovvie negative conseguenze. Ciò premesso, indichiamo di seguito gli steps da seguire nel corso della visita di carattere ispettivo a partire dall’arrivo del Funzionario fino al termine dell’intervento ed all’uscita dello stesso dall’Azienda. All’arrivo del personale ispettivo, l’addetto alla reception richiede in visione il documento di riconoscimento rilasciato dall’Ente di riferimento, in mancanza del quale l’accesso all’Azienda viene negato L’addetto alla reception provvede ad avvisare immediatamente il soggetto incaricato chiedendo cortesemente al Funzionario di attenderne l’arrivo. Tempi e metodi volti a ritardarne l’azione ispettiva possono determinare la decisione di procedere comunque in assenza del soggetto incaricato all’assistenza. Il soggetto incaricato, qualificandosi nei confronti del Funzionario, prende visione dell’eventuale provvedimento che ne autorizza l’azione acquisendone copia. Dove possibile, mette a disposizione del Funzionario un luogo adatto all’esame della documentazione che verrà richiesta avendo cura che nella stanza siano assenti documenti riservati o un terminale di accesso alla rete aziendale. Il soggetto incaricato, valutata la richiesta del Funzionario, procede eventualmente alla immediata convocazione del Consulente esterno o del Legale in particolare modo se l’ispezione avviene nell’ambito di un procedimento penale già avviato pur nella consapevolezza che l’assenza di tali figure non comporta possibilità di sospensione dell’attività ispettiva. Essendo la gestione delle cartelle sanitarie riservato dominio del Medico Competente, l’eventuale impossibilità a presenziare necessiterà di successiva convocazione. In nessun caso il Funzionario ha accesso al contenuto delle cartelle sanitarie. E’ opportuno che nel corso dell’attività ispettiva, il soggetto incaricato accompagni sempre il Funzionario e, in caso di necessità, provveda a farsi accompagnare da personale espressamente preparato ed in grado di fornire le eventuali precisazioni richieste. Nel rendere disponibili tutte le informazioni richieste, è opportuno che venga presa debita nota delle domande poste e delle risposte fornite, fotocopiando in duplice copia quanto acquisito dal Funzionario. E’ opportuno che l’eventuale attività di acquisizione della documentazione mediante fotocopiatura venga svolta da proprio personale incaricato, evitando così che possano essere smarriti o male archiviati documenti di rilevante importanza Nel corso della visita ispettiva è necessario che da parte di tutto il personale sia offerta cooperazione evitando comunque di fornire specifiche informazioni non espressamente richieste. Dove la domanda dovesse risultare non chiara, al fine di evitare dubbi interpretativi da parte del Funzionario, è opportuno che ne venga chiesta una riformulazione. L’eventuale refertazione fotografica svolta dal Funzionario, è opportuno che venga replicata dal soggetto incaricato dall’Azienda con richiesta di menzione nel relativo Verbale. Al termine della vista ispettiva, il Funzionario di norma provvede alla redazione del Verbale di Accertamento che dovrà essere attentamente vagliato dal soggetto incaricato dall’Azienda con apposizione di eventuali osservazioni relative a quanto indicato dai verbalizzanti (meglio se verificate e suggerite dal Consulente o dal Legale dell’Azienda). Nel caso di accertamenti di natura penale, l’acquisizione degli atti dell’indagine, verrà svolta dal proprio Legale. Al termine dell’ispezione, il soggetto incaricato dall’Azienda informerà immediatamente la Direzione nel caso di eventuali contestazioni di reati od illeciti amministrativi, predisponendo nel contempo una relazione interna (contenente l’elenco delle attività svolte, dei luoghi visitati, dei documenti visionati ed eventualmente prelevati in copia, le eventuali discordanze con i giudizi espressi dal Funzionario ispettivo) e quanto altro ritenuto utile in accompagnamento al Verbale. Bruno Scacchi Consulente Sicurezza
Prot.137.DG.pc
Milano
Prot.135.DG.me Milano, 30 giugno 2008 A TUTTE LE AZIENDE ASSOCIATE LORO SEDI CIRCOLARE GENERALE 63/2008 OGGETTO: SCADENZARIO TRIBUTARIO LUGLIO 2008
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CIRCOLARE GENERALE 62/2008 – OGGETTO: CONSORZIO NAZIONALE IMBALLAGGI (CONAI)
Prot.131.DG.pc Milano, 16 giugno 2008 A TUTTE LE AZIENDE ASSOCIATE LORO SEDI CIRCOLARE GENERALE 62/2008 OGGETTO: CONSORZIO NAZIONALE IMBALLAGGI (CONAI) – RIDUZIONE CONTRIBUTO CARTA Si ritiene utile informare che il Consiglio di Amministrazione del Conai, su proposta di Comieco ha deliberato di ridurre di 8 Euro a tonnellata, a partire dal 1° luglio 2008, il Contributo Ambientale Conai per gli imballaggi in carta e cartone, che pertanto passa da 30 a 22 Euro a tonnellata. La riduzione dell’importo è stata resa possibile per l’avvenuta crescita del valore di cessione della carta da macero. Il Contributo Ambientale Conai, stabilito per ciascuna tipologia di materiale di imballaggio, rappresenta la forma di finanziamento attraverso la quale Conai ripartisce tra Produttori e Utilizzatori i costi della raccolta differenziata, del riciclaggio e del recupero dei rifiuti di imballaggi primari, secondari e terziari. Questi costi vengono determinati sulla base del Programma Generale per la prevenzione e la gestione (Art. 7, comma 1 del Regolamento Conai). Dal punto di vista normativo il versamento del contributo Conai è regolato dagli articoli 221 e 224 del D.Lgs. 152/2006 nuovo “Codice Ambientale” (gli ex articoli 38 e 41 del D.Lgs. 22/1997 “Decreto Ronchi”). In particolare, l’articolo 224, comma 3, lett. h) del D.Lgs. 152/2006 stabilisce che la ripartizione di tali costi debba avvenire “in proporzione alla quantità totale, al peso e alla tipologia del materiale di imballaggio immessi sul mercato nazionale, al netto della quantità di imballaggi usati riutilizzati nell’anno precedente per ciascuna tipologia di materiale”. Lo stesso principio viene ripreso e sviluppato dallo Statuto e dal Regolamento Conai. In particolare, l’articolo 14 dello Statuto precisa che “le somme dovute da tutti i Consorziati, Produttori e Utilizzatori, sono sempre prelevate, sulla base di una specifica indicazione in fattura dell’ammontare dovuto e della tipologia del materiale di imballaggio oggetto della cessione, dal Consorziato che effettua nel territorio nazionale la prima cessione a un Utilizzatore”. Qui di seguito riportiamo infine una tabella che esemplifica l’entità del Contributo Ambientale per l’anno 2008 secondo i singoli materiali indicati.
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